Software zur Vereinsverwaltung

Bereits im Jahr 1984 erkannten Vereinsfunktionäre die Bedeutung von Computer und Software für die effektive und effiziente Abwicklung von Verwaltungsaufgaben im Verein. So schreiben Maschek & Kreuzeder vor fast einem Viertel Jahrhundert: „Schon längere Zeit zeigte sich aufgrund der ständig steigenden Mitgliederzahlen und der Aktivitäten die Notwendigkeit, einen Großteil der Verwaltungsaufgaben im ADV-Sekretariat automationsunterstützt durchzuführen […] die sehr hohen Softwarepreise führten zur Notwendigkeit, selbst eine Software für Vereins- und Veranstaltungsverwaltung zu erstellen.“ Das Angebot an Standardsoftware ist heutzutage groß und nur wenige Vereine würden heute Software selbst entwickeln. Vielmehr wird man sich nach einem geeigneten Softwareprodukt umsehen, das die Anforderungen des Vereins, z. B. in den Bereichen Mitgliederverwaltung oder Buchhaltung, gut erfüllt.

Trotz der Tatsache, dass die Nützlichkeit von Software zur Vereinsverwaltung unbestritten ist, weil Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit von Vereinsprozessen erhöht werden können, setzen nur wenige Vereine Software ein, und dies obwohl am Markt eine Vielzahl von leistbaren Produkten angeboten wird. Kaum ein Verein kann heute auf den Einsatz professioneller Software zur Vereinsverwaltung verzichten. Engagierte Funktionäre wissen um den stetig steigenden Verwaltungsaufwand, der auch vor dem Vereinsbüro nicht Halt macht. Man denke hier beispielsweise an die Verwaltung von Mitgliederlisten, die Einforderung von Mitgliedsbeiträgen und das Mahnwesen im Falle ausstehender Mitgliedsbeiträge. Wenn Funktionäre bei der Durchführung ihrer Verwaltungsaufgaben nicht auf geeignete Softwareprodukte zurückgreifen können, dann verlieren sie den eigentlichen Vereinszweck rasch aus den Augen und die Motivation schwindet. Es bedarf einer individuellen und bedarfsgerechten IT-Unterstützung, die mit geringem Schulungs- und Einarbeitungsaufwand rasch verfügbar ist. Wichtig ist auch, dass auf eine intuitive Bedienung der Software Wert gelegt wird. Nur wenn die Leichtigkeit der Nutzung von Software von den Funktionären als hoch eingestuft wird, wird auch der Beitrag der Software zur Aufgabenerfüllung (z. B. das Verwalten von Mitgliederlisten) als hoch eingestuft, und sowohl Leichtigkeit der Nutzung als auch der Beitrag von Software zur Aufgabenerfüllung determinieren – wie aktuelle Forschungsergebnisse zeigen – die Akzeptanz neuer Technologien. 

Vielerorts beklagt man sich heute, dass ehrenamtliche Mitarbeiter in den Vereinen fehlen. Manche versuchen, den gesellschaftlichen Veränderungen, die diesen bedauernswerten Umstand ausgelöst haben oder seine Entwicklung begünstigen, entgegenzuwirken. Ziel ist es, die umfangreichen Leistungen von Vereinen aufrecht zu erhalten. Eine andere Strategie, um mit fehlenden ehrenamtlichen Mitarbeitern zurechtzukommen, ist, die Effizienz und/oder Produktivität im Verein zu erhöhen. Mit anderen Worten: Was früher drei Ehrenamtliche an Leistung erbracht haben, vollbringen nun zwei Ehrenamtliche. Wenn Computer und Software – und neuerdings auch das Internet – Effizienz und/oder Produktivität erhöhen können, dann kann ihr zielgerichteter Einsatz in Vereinen die Aufrechterhaltung der umfangreichen Leistungen ermöglichen. Mit anderen Worten: Zwei Ehrenamtliche können die gleiche Leistung wie drei Ehrenamtliche erbringen, weil sie bei der Aufgabendurchführung auf Softwareunterstützung zurückgreifen.